Conservación de facturas 6 años: cómo archivar correctamente
La obligación de conservar facturas 6 años
Conservar las facturas durante 6 años es una obligación que mezcla varias normas. El artículo 30 de la Ley General Tributaria (LGT) impone el deber genérico de conservar la documentación con trascendencia tributaria. El artículo 165 de la Ley del IVA y el artículo 19 del RD 1619/2012 lo concretan para facturación. El plazo general es de 4 años de prescripción tributaria, pero el sector privado y la práctica recomiendan 6 años por dos razones: el Código de Comercio (artículo 30) impone 6 años a empresarios y autónomos para libros y correspondencia, y la inspección puede revisar más allá de los 4 años en casos especiales (delito fiscal, impuestos no presentados).
El malentendido del plazo
Mucha gente cree que basta con 4 años porque «el IVA prescribe a los 4». La realidad es que conservas 6 por exigencia mercantil del Código de Comercio, y en la práctica algunas operaciones (bienes de inversión amortizables, regularizaciones del IVA) requieren conservar hasta 9 años. Lo seguro es 6, lo prudente es 10.
Formato admitido: papel y digital
El RD 1619/2012, en su artículo 21, establece que las facturas pueden conservarse en su formato original (papel o electrónico) o digitalizadas con un proceso garantizado por software homologado. Lo que no se admite es la mezcla descontrolada: papeles sueltos en cajas con copias en pendrive sin trazabilidad. La AEAT exige que la información esté íntegra, legible, accesible en plazo razonable y con garantía de autenticidad e integridad del origen.
| Formato | Validez | Requisitos |
|---|---|---|
| Papel original | Sí | Conservación física íntegra |
| Electrónico original | Sí | Firma, no manipulación |
| Digitalización certificada | Sí | Software homologado |
| Escaneo simple | No | Sin garantía origen |
| Foto móvil | No | Sin firma ni certificación |
Digitalización certificada: el santo grial
Para muchos autónomos, mantener facturas en papel durante 6 años es una pesadilla logística. La digitalización certificada (regulada por la Orden EHA/962/2007) permite escanear la factura en papel y destruir el original. El software de digitalización debe estar homologado por la AEAT, garantizar la integridad del documento (mediante firma electrónica), preservar fecha y hora exacta de digitalización, y mantener el documento accesible al menos durante el plazo de conservación legal.
- Software homologado: imprescindible para destruir el original.
- Calidad mínima: 200 dpi en color o escala de grises.
- Firma electrónica: avanzada, sobre el documento digital.
- Indexación: búsqueda por NIF, fecha, número.
- Acceso AEAT: capacidad de exportar para inspección.
Custodia y copias de seguridad
La integridad pasa por una custodia robusta. Una sola copia local en el ordenador del autónomo es insuficiente: un disco duro fallido o un robo destruyen 6 años de archivo. La regla de oro es 3-2-1: tres copias, en dos soportes distintos, una de ellas fuera del lugar habitual. Para autónomos, eso se traduce en disco local, servicio cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) y, opcionalmente, disco externo en otra ubicación.
- Copia 1: ordenador del autónomo. Acceso diario, encriptada.
- Copia 2: cloud principal. Sincronización automática, versiones.
- Copia 3: cloud secundaria o disco externo. Mensual, fuera de la cuenta principal.
- Verificación: prueba de recuperación cada 6 meses.
- Cifrado: AES-256 en discos externos y backups.
Facturas recibidas: igual de importantes
El autónomo está obligado a conservar también las facturas recibidas (gastos), no solo las emitidas. Esas son las que justifican el IVA soportado deducido en el modelo 303 y los gastos en estimación directa. Una factura recibida sin conservar implica perder la deducción si la inspección la requiere. La práctica recomendada es archivar todas las facturas recibidas en una carpeta paralela a las emitidas, con la misma estructura por años y meses.
Tickets y facturas simplificadas
Tickets pequeños (gasolina, parking, hostelería) pueden conservarse en formato escaneado o foto si los importes no superan 400 € y se cumplen condiciones del RD 1619/2012. Pero atención: para gasto deducible en IVA, la simplificada debe estar identificada con el NIF del autónomo, lo que la convierte en factura completa.
Conservación de facturas electrónicas (Facturae)
Las facturas electrónicas en formato Facturae se conservan en su formato XML original, junto con la firma electrónica que garantiza autenticidad. No se imprimen para conservar, ni se convierten a PDF (eso destruiría la firma). Lo que se guarda es el archivo XML firmado, accesible para verificación durante 6 años. El software debe ofrecer descarga masiva y exportación a sistemas externos.
| Tipo | Formato a conservar | Soporte |
|---|---|---|
| Factura papel | Original o digitalización certificada | Papel o digital |
| Factura electrónica | XML Facturae firmado | Digital |
| Factura PDF email | PDF con firma o sin | Digital |
| Ticket simplificado | Papel original o foto | Indistinto |
| Registro VeriFactu | JSON/XML con hash | Digital |
Qué pide la inspección y cómo prepararse
La AEAT en una inspección puede pedir todas las facturas emitidas y recibidas de uno o varios ejercicios, ordenadas por número y fecha, con cruce a los modelos 303 y 130 presentados. Si tienes archivo digital ordenado, la respuesta puede entregarse en horas. Si tienes cajas con papeles desordenados, son semanas de trabajo y mayor riesgo de huecos. La preparación clave es mantener desde el día 1 una estructura de carpetas por año, mes y serie (FAC, REC, ABO).
Plazo de respuesta a requerimiento
El plazo habitual de respuesta a un requerimiento es de 10 días hábiles, ampliable a 20 con justificación. Si pasados los plazos no se aporta la documentación, la inspección puede aplicar régimen de estimación indirecta y reconstruir las bases imponibles a su criterio. El autónomo siempre pierde en esa estimación.
Errores típicos en el archivo
Tres errores recurrentes que abren expedientes sancionadores. Conviene auditarlos cada cierre anual.
- Mezcla de formatos: papel original más copia digital sin trazabilidad. Inspección rechaza ambos.
- Backup inexistente: única copia en disco duro local. Un fallo lo pierde todo.
- Falta de orden: facturas sueltas sin estructura. Imposible auditar en 10 días.
- Pérdida de XML: conservar solo el PDF de una factura electrónica destruye su validez.
- Software desaparecido: dejar de pagar el SaaS y perder acceso al archivo histórico.
Archivo automático con Faktora
Faktora conserva todas las facturas emitidas, recibidas, rectificativas y registros VeriFactu durante el plazo legal completo. El archivo está cifrado, se replica en infraestructura europea con cumplimiento RGPD y permite descargar el archivo completo en cualquier momento (PDF + XML + registro JSON). Si decides cambiar de proveedor, te llevas tu histórico sin condicionar la decisión a la permanencia.
Acceso tras dar de baja
Faktora ofrece acceso de solo lectura durante 12 meses tras la baja, y descarga ZIP completa al cancelar. Eso evita el riesgo de perder el archivo cuando cambias de software o cesas la actividad temporalmente.
Conservar 6 años no es solo una obligación: es la garantía de que puedes defenderte ante cualquier inspección o requerimiento. Quien lo automatiza desde el inicio nunca tiene que reconstruir nada. Empieza gratis 30 días con Faktora y archiva tus facturas en un repositorio cifrado, accesible y exportable. Más detalles en el módulo de facturación o consulta los planes de Faktora.